Il tuo ruolo 

Cerchiamo un'Office Assistant affidabile e proattiva per unirsi al nostro team di Milano.

Questa posizione è ideale per candidati con spiccate capacità organizzative e una naturale predisposizione alla gestione di più attività contemporaneamente, mantenendo un’attitudine accogliente e professionale.

La figura selezionata sarà responsabile dell’accoglienza di ospiti e fornitori, della gestione del centralino e della corrispondenza, e fornirà supporto al team per attività organizzative, amministrative e di segreteria. Coordinerà le prenotazioni dei viaggi, curerà l’ordine degli spazi comuni e monitorerà le forniture d’ufficio. Il ruolo prevede inoltre la collaborazione con vari dipartimenti per garantire il corretto svolgimento delle operazioni quotidiane.

Principali responsabilità

• Accogliere clienti, fornitori e colleghi in studio, compresa la registrazione dei visitatori

• Gestire le chiamate in entrata

• Supportare nelle attività amministrative e di segreteria

• Organizzare le prenotazioni di viaggio per i membri del team

• Supportare l’organizzazione di piccoli eventi interni

• Gestire la corrispondenza in entrata e in uscita (email, PEC, posta, corrieri)

• Mantenere aggiornati gli archivi e i sistemi di registrazione dell’ufficio

• Collaborare con il team di comunicazione per attività operative

• Curare gli spazi in condivisione con senso di responsabilità e attenzione al dettaglio

• Monitorare e rifornire le forniture essenziali per l’ufficio

• Programmare e coordinare le attività manutentive dell’ufficio

• Preparare le sale riunioni, assicurandosi che siano ordinate e pronte all’orario previsto

• Fornire supporto generale allo staff dell’ufficio, secondo necessità

Le tue competenze 

• Ottime capacità organizzative e di coordinamento, con un approccio operativo e pratico

• Spiccate doti relazionali e comunicative

• Ottima conoscenza dell’italiano e dell’inglese, sia scritti che parlati; la conoscenza del tedesco è un plus

• Attitudine proattiva e orientata alla risoluzione dei problemi

• Professionalità, discrezione e grande attenzione ai dettagli

• Ottima padronanza del pacchetto Microsoft Office

• Attitudine al lavoro in team

Esperienza richiesta 

• Almeno 1 anno di esperienza in un ruolo simile, preferibilmente in contesti dinamici e internazionali

Cosa offriamo 

• Inserimento diretto in un ambiente di lavoro giovane, creativo e stimolante

• Lavoro in un contesto dinamico e ispirato

• Opportunità di crescita professionale

• Sede: Milano